La montée en puissance du voyage d’affaires : un potentiel pour les SSII

25 fév. 2011 | Posté par Aurélie Krau

Le segment affaires présente un certain nombre de spécificités qui influencent les besoins des protagonistes du voyage : entreprises clientes, TMC, agences de voyages.

Au vu du volume de réservations généré, de nouveaux besoins sont apparus pour le traitement des dossiers de réservation. Ainsi, des offres technologiques se construisent autour du segment affaires.

L’activité affaires : un segment porteur

L’activité « business travel » se révèle stratégique pour les distributeurs, qu’il s’agisse de TMC, de réseaux d’agences ou d’indépendants. Et pour cause, le CA généré par le voyage d’affaires est récurrent, contrairement à l’activité loisirs qui se caractérise principalement par une clientèle de passage donc des réservations ponctuelles.

L’enjeu devient l’optimisation du traitement des réservations. Cela passe par des évolutions technologiques et conduisent à la mise en place de process d’automatisation de la gestion des réservations.

Un secteur aux besoins technologiques spécifiques

Le voyage d’affaires présente un certain nombre de spécificités métier.

* Corrélation entre les outils : SBT / GDS / CRS

Nous nous intéresserons aux deux principaux canaux de réservation « corporate » : agence de voyages et SBT.

1. Schéma traditionnel : les collaborateurs d’entreprise passent par leur agence de voyage (TMC ou agence de proximité) dont le canal de réservation est le GDS. Les profils sociétés des GDS permettent de stocker les données voyageurs. L’agence/TMC traite la réservation depuis son logiciel de gestion.

2. Les collaborateurs réservent depuis leur outil SBT, paramétré selon la politique voyage de leur entreprise et gérant leur profil voyageur (souvent synchronisé avec celui du GDS). L’outil est notamment interfacé au GDS (transparent pour l’utilisateur), la réservation est traitée en aval par une agence de voyage (agrément pour l’émission des titres de transport) depuis le logiciel de gestion.

Afin de traiter les réservations, le logiciel de gestion des agences fait office de « boîte noire » :

Les GDS génèrent des messages informatiques qui reprennent l’ensemble des informations du dossier passager (PNR). Ces éléments sont les informations relatives aux réservations et émissions aériennes, voitures, assurances, SNCF. Ces messages informatiques (AIR ou équivalent pour Amadeus Interface Record, IMR (pour Information Management Record  – plus d’informations ici) sont transmis au logiciel de gestion de l’agence. L’agent de voyages dispose alors, sans aucune ressaisie, des données de la réservation pour l’émission de documents pour ses clients, pour la facturation et la comptabilité.

Cela va même plus loin. Depuis l’interface GDS, il est possible d’alimenter le logiciel de gestion de l’agence grâce à des formats de type « RM » (remarques) paramétrables, permettant de basculer les informations d’un outil à l’autre pour éviter toute ressaisie, comme par exemple :
- ajouter des informations client : numéro de téléphone, email voire même création de la fiche client,
- ajouter des critères spécifiques à l’entreprise cliente devant figurer sur chaque document (relevé de factures, vouchers…) : numéro de matricule du voyageur, référence spécifique…
- affecter la réservation à un dossier déjà existant dans le logiciel de gestion,
- déclencher des fees sur le dossier de réservation,
- modifier le montant de la vente,
- facturer automatiquement la commande.

En résumé, le process de réservation change : création du PNR depuis le GDS > décodage par le logiciel de gestion des messages GDS et des remarques saisies dans le PNR > création du dossier de réservation > facturation automatique immédiate ou sous forme de relevés.

* Offres complémentaires pour gérer la volumétrie

Les SSII développent des services complémentaires pour aider les TMC / agences à gérer la volumétrie des données engendrées par les réservations.

Cela passe par la gestion de la facturation : des modules permettent d’automatiser la facturation et l’envoi par mail des relevés de factures aux entreprises clientes. Aucune intervention manuelle n’est nécessaire, le gain de temps est conséquent. Des solutions de gestion comme Gestour proposent ces services.

D’autre part, la dématérialisation de factures permet l’archivage numérique avec valeur fiscale : un tiers de confiance  (B-Process, Accelya) récupère les données du logiciel de gestion, restitue la facture, et permet la consultation de la facture depuis son site web. C’est donc une relation tripartite entre le tiers de confiance, la SSII et l’agence de voyages.

Des besoins qui dictent les évolutions technologiques

Les principales évolutions dans la gestion des réservations ont été initiées par le segment affaires : cela a commencé avec les profils GDS qui permettent la mémorisation des renseignements clients affaires (coordonnées, profil, numéro de matricule, références carte de fidélité…), et va jusqu’à l’émission et le décodage des messages GDS et des informations saisies depuis le PNR.

Nous l’avons compris, les besoins du secteur Corporate sont spécifiques et contribuent à faire évoluer les solutions technologiques de l’industrie du voyage à une plus grande échelle.

8 commentaires sur “La montée en puissance du voyage d’affaires : un potentiel pour les SSII”

  • [...] métier, mais aussi au niveau des évolutions technologiques, comme le souligne l’article sur le nouveau potentiel des SSII. De nouveaux acteurs apparaissent, d’autres se repositionnent, le tout sur fond de nouvelles [...]

  • Nelly dit :

    comme quoi les affaires entraînent les affaires. difficile de concevoir l’avenir sans déplacements professionnels. bel article, merci

  • Aurelie dit :

    Bonjour Nelly, merci beaucoup !
    Effectivement, dans le domaine du voyage d’affaires, les évolutions sont constantes car nous sommes dans une logique de recherche d’automatisation et d’optimisation des réservations. La technologie semble donc être un levier particulièrement intéressant pour atteindre ces objectifs ;)
    Ravie de lire que l’article vous ait plu.

  • John dit :

    Tres bon article, qui maintenant réclame une suite. Quid des nouvelles plateformes hotelieres, des services nouveaux de type VTC du « door to door » finalement qu’un seul et meme moyen de paiement est capable de payer tout en restituant la donnée necessaire au reporting, au controle, a la comptabilité et à la sécurité des voyageurs? Les paiements centralisés devenant un acteur clé dans la chaine des déplacements professionnels.

  • Aurélie dit :

    Bonjour John, merci pour votre commentaire très juste. Effectivement, cet article date de 2011 et a pour vocation de décrire les mécanismes fondamentaux des outils spécialisés Business Travel – mécanismes qui d’ailleurs sont toujours d’actualité, et auxquelles bien sûr on peut rajouter les Direct Connect et les plateformes hôtelières :-) Tout à fait, un certain nombre d’éditeurs proposent désormais une nouvelle approche de la gestion des déplacements professionnels, j’ajouterais même l’open booking à votre liste ;-)
    J’évoque ces plateformes dans mon article sur le BYOD qui impacte beaucoup la manière dont est géré le voyage d’affaires en entreprise : http://kraukoblog.fr/le-concep.....daffaires/
    Pour des analyses sur les dernières tendances du marché, je vous invite à consulter mes publications via TravelThink : https://www.linkedin.com/company/travel-think
    Au plaisir d’échanger !

  • Voila un article très intéressant à lire. Merci pour ce partage d’information.

  • Laura dit :

    article très interressant sur l’évolution des voyages d’affaire

  • Louise dit :

    Bonjour, nous sommes en pleine recherche de solution pour une meilleure maitrise du cout des voyages d’affaires. Est-ce que les logiciel de gestion sont-ils conseillés ? Et

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